Cómo un proveedor nacional de telecomunicaciones unificó más de 40 estados bajo un mismo sistema en cuestión de meses.
Pavlov Media
Pavlov Media construye grandes redes que acercan a las personas. Desde 1990, la empresa ha cableado viviendas en edificios multifamiliares (MDU, por sus siglas en inglés), departamentos, dormitorios universitarios y casas de fraternidades. Hoy, Pavlov Media es el mayor proveedor privado de servicios de internet y video para vivienda estudiantil fuera del campus en Estados Unidos, con una red troncal de fibra óptica que conecta a cientos de comunidades en más de 40 estados.
De un vistazo
Industria
Telecomunicaciones
Sede
Champaign, Illinois
Tamaño de la empresa
Proveedor nacional, más de 40 estados
Sistema anterior
Microsoft Dynamics GP, Microsoft CRM, sistemas desarrollados internamente
Sistema nuevo
Odoo ERP + OpenFSM
Calendario
Fase 1: de 4 a 6 meses
Fases 2 y 3: de 18 a 24 meses
El reto
La demanda explosiva de una base de clientes en constante crecimiento dio lugar a proyectos de construcción cada vez más complejos, que exigían una integración más estrecha entre departamentos y entre entidades de negocio independientes. Pavlov Media necesitaba consolidar sistemas dispersos en una sola plataforma capaz de gestionarlo todo, desde las ventas hasta la contabilidad.
Resultados clave
- Integración de punta a punta entre todos los departamentos
- 20 módulos FSM publicados como código abierto
- Operaciones multiempresa unificadas en un solo ERP
- Capacidad interna de desarrollo en Odoo consolidada
El reto
El crecimiento del negocio trajo más proyectos de construcción, lo que exigía una mayor gestión de servicios en campo (FSM) y una integración más estrecha de los sistemas de negocio entre departamentos y entre entidades de negocio independientes. Pavlov Media necesitaba reemplazar su sistema Microsoft Dynamics.
Para un equipo que gestiona operaciones en más de 40 estados, el problema se sentía todos los días. Los sistemas desconectados implicaban trabajo duplicado y decisiones tardías, y la brecha entre lo que la organización necesitaba y lo que su tecnología podía ofrecer era cada vez mayor.
“Necesitábamos gestionar mejor las operaciones de servicio en campo”, explica Sarah Gossett, vicepresidenta de Informática y Logística de Pavlov Media. “Además, la visión del director general es tener un solo sistema que cubra todo el recorrido, desde el inicio del proceso de venta hasta la contabilidad.” (traducido del inglés)
Fue entonces cuando Pavlov Media recurrió a Gray Matter Logic.
El enfoque
Pavlov Media se acercó a Gray Matter Logic por su interés en soluciones ERP innovadoras de código abierto. La empresa valoraba la flexibilidad y la libertad de atender sus necesidades de negocio particulares sin quedar atada a un software propietario grande y rígido.
Juntas, las dos empresas emprendieron un enfoque por fases: una fase inicial de alcance sencillo, con la meta de demostrar el retorno de inversión (ROI) en un plazo de 4 a 6 meses, seguida de fases posteriores durante los siguientes 18 a 24 meses. Un proceso integral de descubrimiento y planeación, con representantes de muchos departamentos (incluido el director general), dio como resultado una estrategia completa.
Gray Matter Logic aporta a cada proyecto una combinación única de profundo conocimiento de procesos de negocio y liderazgo técnico en código abierto, con implementaciones en telecomunicaciones, manufactura, distribución de bebidas, industrias reguladas y más, en varios países.
Gray Matter Logic resolvió los retos de modelado de datos, entre ellos las ubicaciones jerárquicas y el seguimiento de las variables que intervienen en la prestación de servicios empaquetados. Una configuración multiempresa en Odoo, con Unidades Operativas (OU, por sus siglas en inglés), agilizó las operaciones entre entidades legales independientes. Esto hizo posibles los procesos de compra y venta entre OU, así como productos bien definidos, con sus costos de materiales y mano de obra asociados.
NUESTRO PROCESO DE INTEGRACIÓN PROBADO EN CUATRO PASOS
Vea lo que otros pasan por alto.
1. Analizar
Se reunió a representantes de todos los departamentos, incluido el director general, para un proceso integral de descubrimiento. Se mapearon los sistemas existentes, los flujos de trabajo entre departamentos y las exigencias particulares de las operaciones de servicio en campo en varios estados.
Elimine lo que no le sirve.
2. Optimizar
Se identificaron ineficiencias en los procesos entre las distintas entidades de negocio y departamentos. Se diseñó una configuración multiempresa en Odoo con Unidades Operativas para agilizar las ventas, las compras y la prestación de servicios entre entidades.
Deje que el sistema haga el trabajo.
3. Automatizar
Se desarrollaron y desplegaron 20 módulos FSM personalizados, aportados a la comunidad de código abierto, para digitalizar la programación y el despacho de servicios en campo, el control de inventario y la gestión de rutas en más de 40 estados.
Llegue preparado al nuevo sistema.
4. Transición
Se ejecutó un despliegue por fases: la Fase 1 generó ROI en un plazo de 4 a 6 meses, y las fases posteriores ampliaron la integración a todos los departamentos durante 18 a 24 meses. Se brindó capacitación práctica y apoyo en la gestión del cambio.
Una de las mejores cosas de Odoo es que se puede personalizar. Mi equipo tiene una visión integral de la organización y de cómo integrar herramientas y funcionalidades en un solo sistema sin perjudicar a otros departamentos.
Los resultados
Pavlov Media concluyó con éxito las primeras fases de su implementación de Odoo, impulsada por la visión del director general, la alta dirección, el personal interno y la experiencia técnica propia. La implementación ofrece integración de punta a punta entre departamentos como contabilidad, compras, logística, facturación y atención a clientes, lo que brinda una visibilidad fluida y mejora varios flujos de trabajo.
Los procesos de negocio mejorados ahorran tiempo gracias a la automatización y la simplificación de los procesos de pedidos, manufactura e inventario. Indicadores clave de desempeño (KPI) oportunos y exactos, como la puntualidad de las llamadas de servicio y el uso de refacciones, ayudan a quienes toman decisiones a asegurar el buen desempeño de la organización. Además, gracias a la publicación de 20 módulos FSM en la OCA (Odoo Community Association), la comunidad de código abierto sigue contribuyendo y reduciendo los costos de actualización.
“La flexibilidad de Odoo lo convierte en la opción ideal para Pavlov Media, porque puede evolucionar con el mismo dinamismo que la organización. En cuanto a la integración de procesos dentro de Odoo, realmente no hay límites.”
Sarah Gossett | Vicepresidenta de Informática y Logística, Pavlov Media (traducido del inglés)
