Unificando Yon-Ka Paris a través de los continentes
Yon-Ka Paris
Fundada en Francia en 1954 por la familia Mühlethaler, Yon-Ka Paris es pionera en el ámbito del cuidado de la piel profesional a base de plantas. Basada en los principios de la fitoaromaterapia, una combinación sinérgica de aceites esenciales y extractos vegetales activos, la marca logra un equilibrio magistral entre la eficacia científica y el bienestar multisensorial. En el núcleo de la filosofía de formulación de Yon-Ka se encuentra su emblemática «Quintessence», una mezcla terapéutica exclusiva de cinco aceites esenciales mediterráneos: lavanda, romero, geranio, ciprés y tomillo. Reconocida por sus lujosos tratamientos de spa holísticos y sus rutinas de cuidado en casa avaladas por dermatólogos, Yon-Ka Paris sigue innovando desde sus instalaciones de primer nivel cerca de París, ofreciendo productos para el cuidado de la piel que son limpios, sostenibles y altamente personalizados, capaces de revitalizar tanto la piel como los sentidos.
De un vistazo
Industria
Cosmética de lujo
Sede
Francia
Especializaciones clave de la empresa
Fitoaromaterapia y la «Quintessence» de Yon-Ka, tratamientos profesionales de spa y cuidado holístico de la piel, fórmulas botánicas de alto rendimiento, experiencia multisensorial de «belleza holística», capacitación profesional y programas para socios
Tecnología implementada
Odoo ERP
El reto
Modernizar la infraestructura tecnológica de la empresa. Sustituir un conjunto heterogéneo de sistemas heredados por una plataforma única capaz de conectar todos los eslabones de la cadena de valor.
Resultados clave
- Una sola instancia de Odoo 17 que unifica 6 entidades legales.
- Integración en tiempo real con el sistema de gestión de almacenes.
- Flujos automatizados de entrega directa (dropship) intercompañía.
- Trazabilidad de manufactura alineada con GMP, con bloqueo de lotes.
- 4 tiendas de Shopify integradas.
- Más de 15 listas de precios en 4 monedas.
- Migración exitosa desde el sistema heredado.
Ahora contamos con la visibilidad y las funcionalidades que siempre necesitamos. Cada subsidiaria, cada producción, cada pedido: todo en un mismo lugar, con la capacidad y la agilidad para crecer.
El reto
Una marca con herencia, lista para crecer a escala global
Durante más de 70 años, Yon-Ka Paris, propiedad de Multaler et Cie, ha sido sinónimo de cuidado de la piel de nivel profesional, con la confianza de spas y profesionales del cuidado de la piel en cuatro continentes. Detrás de la reputación de calidad de la marca hay una operación de manufactura de considerable complejidad: cosméticos producidos con estándares de grado farmacéutico, una red de cinco subsidiarias internacionales, logística de terceros en Francia y el Reino Unido, y múltiples tiendas digitales que atienden a mercados distintos.
Cuando Alexis Wolkowinski, presidente de Yon-Ka, se propuso modernizar la columna vertebral tecnológica del negocio, el objetivo era claro: reemplazar un mosaico de sistemas heredados por una sola plataforma capaz de conectar cada parte de la cadena de valor, desde la recepción de materias primas en la planta de París hasta la confirmación de entrega al cliente en Nueva York, Londres o Ginebra.
«Necesitábamos algo más que una actualización del sistema. Necesitábamos una base que pudiera crecer con nosotros».
Alexis Wolkowinski | Presidente, Yon-Ka Paris
Elegir Odoo: convicción por encima de la convención
Yon-Ka ya conocía el costo de la respuesta automática. Entre 2017 y 2020, la casa matriz siguió el camino convencional: una implementación de nube empresarial a gran escala cuyo precio supuestamente compraba certeza. Compró lo contrario: después de años de esfuerzo y millones comprometidos, el programa se abandonó sin haber salido nunca a producción, y la estabilidad de la empresa quedó en riesgo.
Así que cuando Antoine Lamarche, CEO, retomó la cuestión, se hizo una pregunta más difícil que «¿qué ERP es el más seguro de comprar?», es decir: «¿qué plataforma puede reflejar realmente cómo funciona esta empresa y crecer con las personas que la dirigen?». En lugar de confiar en los rankings de analistas, buscó a dueños de empresas en Sudamérica, Florida, Canadá, el norte de Europa y Hong Kong que ya usaban Odoo. Su veredicto fue consistente: una flexibilidad poco común, valor real y un sistema que se adapta al negocio y no al revés. Odoo podía modelar la complejidad real de Yon-Ka (manufactura de grado farmacéutico, cinco subsidiarias, cuatro monedas, múltiples tiendas en línea) sin imponer la idea de otro sobre cómo debe operar una casa de cosméticos.
El resto fue cuestión de personas. Antoine generó convicción a ambos lados del Atlántico, alineando a Nueva York y Argenteuil en torno a una única fuente de verdad. Lo que distinguió a Gray Matter Logic fue su propio equipo, cuya experiencia práctica y cercana acompañó a cada usuario durante la salida a producción y después. Y, sobre todo, fue Cédric Geffroy, quien se convirtió en el mayor creyente del sistema, profundizó tanto que se volvió experto en Odoo y hoy capacita y guía a cada usuario, rediseñando procesos para que el sistema realmente sirva a su trabajo diario.
«No quería el logo seguro. Cualquier gran nombre nos habría vendido tranquilidad y nos habría pedido reconstruir la empresa en torno a su software; ya lo habíamos intentado una vez, a un costo enorme. Lo que me convenció esta vez fueron los dueños que ya usaban Odoo y estaban encantados con él, y luego Greg, Max y Daniel, a quienes les importaba cada uno de los usuarios, no solo el sistema. Es una apuesta por las personas y por el futuro, no por una marca».
Antoine Lamarche | CEO, Yon-Ka Paris
El reto: una complejidad que merecía un enfoque a la medida
Cédric Geffroy, CTO y principal impulsor interno del proyecto, entendía el alcance de lo que se necesitaría. El reto no era un solo problema: eran cinco problemas simultáneos que había que resolver como uno.
1. Una fecha límite innegociable
Para Antoine Lamarche, CEO, la decisión de pasar a un ERP unificado no era simplemente una elección tecnológica, sino un compromiso estratégico. El negocio había superado su ERP heredado, que había llegado al final de su vida útil, lo que dejaba una fecha límite que no podía moverse. La Fase 1, que reemplazó el software contable desactualizado, obsoleto e inestable, se completó en un plazo muy ajustado, antes del cierre del año fiscal. En el fondo, Yon-Ka necesitaba que sus sistemas reflejaran cómo opera: de forma global, con precisión y sin concesiones en calidad.
2. Trazabilidad de manufactura de grado farmacéutico
El departamento de producción industrial MIP de Multaler fabrica fórmulas cosméticas y productos terminados sujetos a estrictos requisitos de trazabilidad por lote y control de calidad. Cualquier solución debía aplicar procesos de aprobación de proveedores, flujos de bloqueo de lotes, puntos de liberación de control de calidad y registros de auditoría alineados con los principios del Anexo 11 de GMP, además de gestionar las restricciones de almacenamiento de materias primas peligrosas.
3. Complejidad intercompañía entre múltiples subsidiarias
Las cinco subsidiarias de Yon-Ka en Estados Unidos, Reino Unido, Bélgica, Suiza y Alemania compran a la empresa matriz francesa. Cada una tenía requisitos de facturación distintos (facturas individuales por envío para el Reino Unido, facturas mensuales consolidadas para Europa continental) y requería flujos de entrega directa (dropship) gestionados desde la casa matriz.
4. Una integración de almacén en tiempo real
Las operaciones de almacén en Argenteuil se gestionan con un WMS especializado. La integración debía ser bidireccional y en tiempo real: transmitir órdenes de venta, instrucciones de surtido, transferencias de reabastecimiento y confirmaciones de envío, incluidos números de lote, datos de rastreo e información de tarimas, sin ninguna intervención manual.
5. Complejidad de precios a escala
Más de 15 listas de precios en cuatro monedas (USD, GBP, CHF, EUR) para distribuidores, subsidiarias, clientes B2B directos y canales B2C de Shopify, cada una con precios individuales por producto, reglas de pedido mínimo por caja completa y mecanismos de bonificación de fin de año.
Gray Matter Logic aporta experiencia en operaciones multientidad, trazabilidad de grado farmacéutico y flujos intercompañía, y trabaja en sitio con las personas que operarán el sistema después de la salida a producción.
El enfoque
El enfoque de Gray Matter Logic: primero el proceso, no el software
El trabajo de Gray Matter Logic comenzó mucho antes de cualquier configuración. El equipo se dedicó a entender cómo funcionaban realmente las operaciones de Yon-Ka, desde el ritmo de la planta de producción MIP hasta los matices de la facturación intercompañía entre distintas jurisdicciones. El principio que guía cada proyecto de Gray Matter Logic, primero el proceso y no el software, resultó especialmente relevante en este caso.
El resultado fue una arquitectura por fases que permitió a Yon-Ka ganar confianza de forma gradual, en lugar de intentar una sola migración de alto riesgo. Cada fase aportó valor real antes de que comenzara la siguiente, y la estructura en tres fases permitió que los equipos validaran los flujos de trabajo en su propio contexto antes de salir a producción.
Se configuraron y entregaron seis áreas funcionales a lo largo del proyecto:
1. Ventas y Marketing: gestión unificada de pedidos B2B, ventas intercompañía a subsidiarias, aplicación de múltiples listas de precios y transmisión directa de notas de envío al WMS.
2. Manufactura: producción en varias etapas para Soluciones, Fórmulas y Productos Terminados, con bloqueo de lotes alineado con GMP, flujos de liberación de control de calidad, impresión de etiquetas GS1 y un Plan Maestro de Producción.
3. Inventario y Logística: recepción en dos pasos, reglas de almacenamiento para materiales peligrosos, flujos de reabastecimiento con operadores logísticos (3PL) y consolidación de entregas directas (dropship) para Suiza, todo orquestado a través del conector del WMS.
4. Compras: flujos de aprobación de proveedores, creación automática de órdenes de compra intercompañía y flujos de subcontratación para el acondicionamiento primario y secundario.
5. Comercio electrónico: cuatro tiendas de Shopify conectadas después de la salida a producción, con importación automática de pedidos, propagación de números de rastreo y activación de entregas directas para el canal suizo.
6. Finanzas y Contabilidad: asignación de ingresos basada en posiciones fiscales, facturación en múltiples monedas, facturación consolidada para las subsidiarias europeas y conciliación intercompañía completa entre seis entidades legales.
El recorrido: del concepto a la salida a producción
Lo que sigue no es solo una línea de tiempo del proyecto: es la historia de cómo un equipo construyó confianza a través de la transparencia, resolvió problemas difíciles en tiempo real y entregó un sistema funcional bajo verdadera presión.
Fase 1 · 2024: Sentar las bases financieras
Establecimiento del núcleo contable europeo en Multaler et Cie: catálogo de cuentas, posiciones fiscales y estructuras intercompañía.
Fase 2 · 2024–2025: Expansión a Estados Unidos
Implementación completa del ERP para la subsidiaria estadounidense: contabilidad, compras, ventas, conectores de Magento y Shopify, e inventario y operaciones de almacén con dispositivos portátiles de código de barras Zebra.
Fase 3 · 2025–2026: De regreso a Europa para Operaciones, Compras y Ventas
Despliegue de Planeación, Inventario, Manufactura, Subcontratación, Compras y Ventas en Francia y todas las subsidiarias europeas: una configuración compleja de manufactura de grado farmacéutico, la integración de tres subsidiarias más con contabilidad, compras y ventas, y un mecanismo de entrega directa para los pedidos de las subsidiarias enviados desde la casa matriz en Francia.
Salida a producción · marzo de 2026: arranque en producción, 9 de marzo
Para la salida a producción se instalaron dos war rooms (salas de crisis): una para ventas y contabilidad, y otra para manufactura y compras, mientras Cédric Geffroy coordinaba las operaciones de almacén junto con el equipo de Gray Matter Logic.
Hypercare · abril de 2026: estabilización y despliegue de Shopify
Una semana dedicada en sitio a la estabilización y mejora: planeación avanzada de manufactura, valuación avanzada de inventario en tiempo real, múltiples integraciones con Shopify y despliegue del CRM.
La salida a producción fue el resultado de varias liberaciones a producción desplegadas durante las últimas tres semanas, con el equipo de Gray Matter Logic en sitio junto a Cédric Geffroy, afinando la integración con el WMS, completando la migración de datos y estabilizando todos los módulos para operar desde el primer día.
«La presencia en sitio fue fundamental antes, durante y después de la salida a producción: desde los talleres y el simulacro de arranque hasta el lanzamiento en producción y la semana de hypercare. Esa continuidad marcó toda la diferencia. Cuando surgían problemas, se resolvían en horas, no en días ni semanas».
Cédric Geffroy | CTO, Yon-Ka Paris
NUESTRO PROCESO DE INTEGRACIÓN PROBADO EN CUATRO PASOS
Vea lo que otros pasan por alto.
1. Analizar
Se analizó cómo funcionaban las operaciones de Yon-Ka antes de iniciar cualquier trabajo de configuración, incluida la planta de producción MIP y la facturación intercompañía entre jurisdicciones. El proyecto debía resolver cinco problemas a la vez: un ERP heredado al final de su vida útil con una fecha límite que no podía moverse, trazabilidad de grado farmacéutico, cinco subsidiarias que compran a la casa matriz francesa, una integración de almacén en tiempo real y más de 15 listas de precios en cuatro monedas.
Elimine lo que no le sirve.
2. Optimizar
Se diseñó una arquitectura de tres fases para que Yon-Ka ganara confianza de forma gradual. Cada fase aportó valor antes de que comenzara la siguiente, y los equipos pudieron validar los flujos de trabajo en su propio contexto antes de la salida a producción. Se configuró la producción en varias etapas con bloqueo de lotes alineado con GMP y puntos de liberación de control de calidad, la recepción en dos pasos con reglas de almacenamiento para materiales peligrosos, y la facturación consolidada para las subsidiarias europeas.
Deje que el sistema haga el trabajo.
3. Automatizar
Se conectó Odoo en tiempo real con el sistema de gestión de almacenes de Argenteuil, lo que reemplazó la captura manual de pedidos y la confirmación de envíos. Se automatizó la creación de órdenes de compra intercompañía y el flujo de entrega directa (dropship) que lleva la orden de venta de una subsidiaria, a través de la casa matriz, hasta la entrega desde el almacén en un solo paso de confirmación. Se configuró la automatización de bonificaciones de fin de año, además de la importación automática de pedidos y la propagación de números de rastreo para cuatro tiendas de Shopify.
Llegue preparado al nuevo sistema.
4. Transición
Se desplegó en tres fases: el núcleo contable europeo, luego la subsidiaria estadounidense y, por último, manufactura, compras y ventas en Francia y las subsidiarias europeas. Se trabajó en sitio durante la salida a producción de marzo de 2026 y la semana de hypercare de abril, y se entregó dentro del presupuesto aprobado de 1,316 horas. Cédric Geffroy, CTO de Yon-Ka, se convirtió él mismo en experto en Odoo y hoy capacita y guía a cada usuario.
No se trató simplemente de la implementación de un sistema ERP. Fue un proyecto de transformación sumamente ambicioso que afectó a todos los departamentos, a todos los procesos y a cada uno de los empleados. Más allá de la complejidad técnica, el verdadero desafío fue de índole humana: gestionar el cambio sin dejar de mantener la operatividad del negocio.
Los resultados
Resultados: claridad operativa en todos los niveles
La salida a producción de 2026 marcó un cambio de fondo. Por primera vez, la entidad manufacturera matriz y sus cinco subsidiarias internacionales comparten una única fuente de verdad, y cada parte de la operación, desde la recepción de materias primas hasta la entrega al cliente, fluye a través de una sola plataforma conectada.
- Una sola instancia de Odoo 17 que unifica 6 entidades legales en Francia, Estados Unidos, Reino Unido, Bélgica, Suiza y Alemania.
- Integración en tiempo real con el sistema de gestión de almacenes (WMS), que reemplaza la captura manual de pedidos y la confirmación de envíos en las instalaciones de Argenteuil.
- Flujos automatizados de entrega directa (dropship) intercompañía: orden de venta de la subsidiaria → orden de compra/orden de venta de la casa matriz → entrega desde el almacén, en un solo paso de confirmación.
- Trazabilidad de manufactura alineada con GMP, con bloqueo de lotes, puntos de liberación de control de calidad e informes de trazabilidad ascendente y descendente.
- Más de 15 listas de precios en 4 monedas, con regla obligatoria de pedido por caja completa y automatización de bonificaciones de fin de año.
- Migración exitosa desde el sistema heredado.
- 4 tiendas de Shopify conectadas, con importación automática de pedidos y propagación de números de rastreo.
El proyecto se entregó dentro de su presupuesto aprobado de 1,316 horas, una muestra de la gestión disciplinada del alcance que Gray Matter Logic aportó a un proyecto inherentemente complejo, con múltiples entidades y varias fases.
