Cómo una empresa de productos para garajes migró de NetSuite a Odoo en 60 días sin perder ventas
Proslat
Proslat desarrolla y distribuye paneles de pared ranurados de PVC y productos de organización innovadores que transforman cocheras, hogares, clósets y espacios comerciales. Desde el lanzamiento de su panel de pared patentado en 2010, la empresa se ha convertido en una operación multinacional que vende a través de The Home Depot, Costco, Canadian Tire, Amazon y decenas de otros grandes minoristas en Estados Unidos y Canadá.
De un vistazo
Industria
Productos de almacenamiento y organización
Sede
Canadá (con operaciones en Estados Unidos)
Tamaño de la empresa
Fabricante y distribuidor multinacional
Sistema anterior
NetSuite
Sistema nuevo
Odoo ERP
Calendario
Fase 1: 60 días
Fases 2 y 3: en curso
El reto
Proslat había rebasado a NetSuite. Al pasar del mayoreo a la venta directa al consumidor y operar en Estados Unidos y Canadá, la empresa necesitaba un ERP capaz de manejar dos países sin mantener dos sistemas separados, y sin los costos de actualización prohibitivos que exigía NetSuite.
Resultados clave
- Migración de 60 días terminada a tiempo y dentro del presupuesto
- Cero dólares en ventas perdidas durante la transición de sistema
- Integración EDI fluida con los principales socios minoristas
- Capacidad interna de desarrollo en Odoo establecida
El reto
Proslat crecía rápido, y su ERP ya no le seguía el paso. La empresa había dejado de ser exclusivamente mayorista para abrir una división de venta directa al consumidor, con un crecimiento enorme en el mercado de Estados Unidos. Pero NetSuite, su ERP de entonces, era caro, tenía funcionalidad limitada y habría requerido costos de actualización prohibitivos para soportar las operaciones de los dos países en un solo sistema.
Mientras tanto, los procesos EDI (intercambio electrónico de datos) con los grandes minoristas eran manuales y consumían mucho tiempo. La planeación de capacidad vivía en hojas de cálculo. Los ciclos de compra en el extranjero se extendían hasta 75 días, sin visibilidad automatizada de los tiempos de entrega. El equipo sabía cuántos ingresos generaba, pero no podía ver con facilidad la rentabilidad por categoría de producto ni tenía una forma sistemática de aumentar la venta cruzada y la venta adicional.
Apostar el negocio a una migración de ERP de 60 días en plena temporada navideña requiere temple. Pero quedarse en un sistema que cobraba de más por hacer menos de lo que la empresa necesitaba ya no era una opción.
Fue entonces cuando Proslat recurrió a Gray Matter Logic.
El enfoque
Michael Presseau, vicepresidente de operaciones de Proslat, descubrió que Odoo podía ofrecer un mejor desempeño a un costo menor que NetSuite, y eligió a Gray Matter Logic como socio de implementación. El mandato era claro: arrancar el 1 de enero, sin perder ventas durante la transición.
Gray Matter Logic aporta a cada proyecto una combinación única de profundo conocimiento de procesos de negocio y liderazgo técnico en código abierto. Sus implementaciones abarcan productos de consumo, manufactura, operaciones en varios países y distribución minorista de alto volumen.
El proyecto entregó más de 100 tareas de personalización y desarrollo en Odoo, además de integraciones con plataformas tecnológicas externas, todo dentro de la ventana de 60 días de la Fase 1. Un factor crítico de éxito fue la disciplina de Michael para decidir qué entraba en la Fase 1 y qué podía esperar a fases posteriores, sumada al compromiso de Gray Matter Logic de mantener el enfoque durante la presión de fin de año.
NUESTRO PROCESO DE INTEGRACIÓN PROBADO EN CUATRO PASOS
Vea lo que otros pasan por alto.
1. Analizar
Se identificaron los problemas de mayor prioridad de Proslat: largos procesos EDI manuales, planeación de capacidad en hojas de cálculo, ciclos de compra en el extranjero de 75 días y la imposibilidad de analizar la rentabilidad por categoría de producto. Se mapeó cada flujo de trabajo, desde la recepción del pedido hasta su surtido, en ambos países.
Elimine lo que no le sirve.
2. Optimizar
Se simplificaron los flujos de trabajo de contabilidad, comercio electrónico, gestión de productos, surtido de pedidos y envíos. Se estandarizaron los procesos de envío directo del proveedor (drop shipping), surtido por lotes y empaque. Se diseñó una arquitectura multinacional que unificó las operaciones de Estados Unidos y Canadá en una sola plataforma.
Deje que el sistema haga el trabajo.
3. Automatizar
Se construyó la automatización EDI para la recepción de pedidos, los avisos de embarque y la facturación con los grandes minoristas. Se desarrollaron funciones para el manejo de kits y el surtido de pedidos a la medida. Se automatizaron los flujos de compras para manejar tiempos de entrega de 75 días en compras del extranjero, con puntos de reorden inteligentes.
Llegue preparado al nuevo sistema.
4. Transición
Se ejecutó un despliegue acelerado de la Fase 1 en 60 días para cumplir la fecha de arranque del 1 de enero, en plena temporada navideña. Se realizó una transferencia de conocimiento práctica, “aprender juntos en la trinchera”, que permitió a Proslat desarrollar capacidades internas de personalización en Odoo para las Fases 2 y 3.
El mayor éxito de Gray Matter Logic fue dejar a Proslat operando sus transacciones el 1 de enero. Otras empresas que conocemos perdieron el 10% de sus ventas durante sus migraciones de sistema. Proslat no perdió ni un dólar en ventas.
Los resultados
Proslat arrancó el 1 de enero a tiempo, dentro del presupuesto y sin perder un solo dólar en ventas. En una industria donde las empresas suelen perder el 10% de sus ingresos durante una migración de ERP, esta transición sin pérdidas demuestra lo que se logra con una planeación disciplinada y una ejecución experta.
Los pedidos EDI de los grandes minoristas ahora fluyen al sistema sin fricciones, sobre una arquitectura base diseñada para que incorporar nuevos clientes EDI sea sencillo y no costoso. La automatización liberó al equipo del procesamiento manual de pedidos, lo que permitió a la empresa reasignar a sus colaboradores a trabajo de mayor valor en lugar de contratar más personal para atender la creciente demanda.
Hoy Proslat opera contabilidad, ventas, CRM, gestión de inventario, manufactura, compras, devoluciones (RMA) e integraciones con marketplaces en una sola plataforma unificada que abarca sus operaciones en Estados Unidos y Canadá. Quizá lo más notable es que el enfoque de transferencia de conocimiento, “aprender juntos en la trinchera”, permitió a Proslat desarrollar capacidades internas de personalización en Odoo y completar por su cuenta ciertos proyectos de la Fase 3.
“Los consultores de Gray Matter Logic saben de lo que hablan. Cuando le facturaban tiempo de consultoría a Proslat, yo sabía que estábamos invirtiendo en que trabajaran en nuestro caso, no en que investigaran cómo trabajar en él.”
Michael Presseau | Vicepresidente de Operaciones, Proslat (traducido del inglés)
