Cómo un distribuidor de vinos portugués conectó el comercio electrónico con las operaciones de almacén a través de las fronteras.

Vinha es un distribuidor en línea de vinos y destilados con sede en Sintra, Portugal, que atiende a clientes en toda la Unión Europea. Fundada como una tienda de vinos en línea enfocada en la curaduría y la experiencia del cliente, Vinha fue el primer minorista de vino en línea en integrar el sistema de calificaciones de Vivino directamente en su plataforma. En 2019, el propietario Elisio Santos asumió el mando como director general e impulsó una expansión agresiva. Lo que siguió fue un crecimiento explosivo, de cientos de puntos porcentuales trimestre contra trimestre: en un solo año, el catálogo de Vinha pasó de 600 a más de 2,000 SKU, mientras la empresa gestionaba compras diarias complejas con múltiples proveedores y picos de comercio electrónico los fines de semana.

Cuando Elisio Santos asumió la dirección general en 2019, heredó un distribuidor de vinos que operaba con herramientas de otra época. WooCommerce sostenía la tienda en línea. Las hojas de cálculo guardaban los datos de inventario y compras. InvoiceXpress se encargaba de la facturación. Los pedidos llegaban desde la web, pero procesarlos requería intervención manual. Las decisiones de compra se basaban en suposiciones y no en datos.

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Esa estructura había funcionado a menor escala. Pero cuando el catálogo de Vinha pasó de 600 a más de 2,000 SKU en un solo año, cada vino con su propio costo, perfil de margen y disponibilidad por temporada, el sistema anterior colapsó por completo. El valor de los vinos cambia constantemente según la cosecha, el productor y las condiciones del mercado. Sin un sistema para seguir en tiempo real el costo de los productos, el empaque, los gastos de envío y los niveles de inventario, Vinha no sabía cuáles eran sus márgenes reales. Nadie tenía claro cuánto inventario había. Las compras se hacían de forma ineficiente. Los picos de comercio electrónico de los fines de semana generaban cuellos de botella que solo se resolvían con horas extra y esfuerzos manuales heroicos.

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Como recordó Santos: “Dedicábamos gran parte de nuestro tiempo a tareas que, en mi opinión, debía hacer un sistema automático. Era casi imposible dar seguimiento a todos los cambios. Esa fue la razón principal para buscar información confiable que nos diera las herramientas para decidir sobre precios, inventario y surtido.” (traducido del inglés)

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Vinha necesitaba una plataforma capaz de gestionar un inventario complejo con muchos SKU, integrarse sin fricciones con el comercio electrónico, calcular los márgenes con exactitud y automatizar las compras. Fue entonces cuando contrató a Gray Matter Logic.

Gray Matter Logic empezó por mapear el flujo de trabajo completo de Vinha: comercio electrónico en WooCommerce, inventario disperso en varias ubicaciones y hojas de cálculo, compras a diversos proveedores de toda Europa y facturación mediante InvoiceXpress. La conclusión central era clara: Vinha necesitaba una columna vertebral integrada que unificara ventas, inventario, compras y contabilidad, sin perder el canal de WooCommerce en el que confiaban sus clientes.

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La solución se centró en Odoo ERP como plataforma operativa, con un conector de WooCommerce que alimenta en tiempo real los sistemas de inventario y finanzas de Odoo con los datos de ventas. En lugar de sustituir por completo la tienda en línea, el equipo mantuvo WooCommerce como canal de cara al cliente y usó integraciones para llevar los datos a donde importaban: a Odoo, donde era posible dar seguimiento al inventario, calcular márgenes y orquestar las compras.

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La implementación se enfocó en cuatro pilares operativos: creación automatizada de pedidos de venta desde WooCommerce; gestión de inventario para más de 2,000 SKU con seguimiento de ubicaciones; automatización de compras con gestión de proveedores y reglas de reabastecimiento; y contabilidad financiera integrada, vinculada a las operaciones de almacén. El equipo configuró el módulo de Compras de Odoo con lógica de reabastecimiento automatizada, seguimiento de envíos de proveedores y ubicaciones de almacenamiento documentadas. Así, las compras improvisadas se convirtieron en un proceso sistemático y basado en datos.

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Una decisión de diseño clave fue mantener WooCommerce como escaparate y trasladar toda la inteligencia operativa a Odoo. Así se preservó la experiencia del cliente que había construido la marca Vinha, y los datos se dirigieron a donde correspondía: a un sistema diseñado para manejar la complejidad, controlar los costos y automatizar los flujos de trabajo. La alternativa, migrar al módulo de eCommerce de Odoo, habría afectado a los clientes y retrasado la obtención de resultados. En cambio, el conector de WooCommerce se convirtió en el puente que permitió a Vinha operar un back office sofisticado sin alterar la experiencia de sus clientes.

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La industria del vino añade capas de complejidad que la mayoría de los sistemas ERP genéricos pasan por alto. La cosecha, el productor, la región, el contenido de alcohol y el tipo de empaque afectan el costo y el margen. Las calificaciones de Vivino influyen en la demanda. Los tiempos de entrega de los proveedores van de días a meses. Las condiciones de almacenamiento importan. Gray Matter Logic configuró Odoo para capturar estas dimensiones y convirtió el activo más complejo de Vinha, su catálogo de 2,000 SKU, en una fuente de ventaja competitiva gracias a una gestión superior del inventario y los márgenes.