Cómo una empresa líder en EPC de energías renovables escaló sus operaciones de construcción con un ERP basado en proyectos
El cliente
Una empresa de ingeniería, procura y construcción (EPC) de servicio completo, especializada en proyectos de energía renovable y almacenamiento de energía a escala comercial. La empresa ha instalado varios gigawatts de infraestructura de energía renovable en Estados Unidos y es reconocida por su excelencia técnica y la confiabilidad de sus entregas. Un crecimiento acelerado y la entrada a nuevos mercados generaron exigencias operativas que sus sistemas anteriores ya no podían sostener.
De un vistazo
Industria
Construcción de energía renovable comercial
Modelo de servicio
EPC de servicio completo (ingeniería, procura y construcción)
Escala
Varios gigawatts de infraestructura instalados en todo el país
Reto principal
Falta de visibilidad en tiempo real de proyectos en múltiples sitios y de control de costos
Sistema anterior
Sistemas heredados fragmentados y seguimiento manual de proyectos
Sistema nuevo
IFS Cloud ERP con contabilidad por proyecto e integración con el software de gestión de proyectos
El reto
El crecimiento acelerado, de una operación regional a una nacional, creó puntos ciegos. No era posible dar seguimiento en tiempo real a los ingresos, los costos y los calendarios de los proyectos frente a sus metas. La captura manual de datos en obra retrasaba la información exacta de costos y calendarios. El cumplimiento fiscal en cada jurisdicción era manual y propenso a errores. Las métricas de productividad por obra eran difíciles de obtener, y la empresa no tenía una plataforma unificada que conectara la gestión de proyectos, las operaciones en campo y los reportes financieros.
Resultados clave
- Visibilidad en tiempo real de todas las obras activas en el país
- Reconocimiento exacto de ingresos y seguimiento de márgenes por proyecto
- Captura integrada de datos en obra, con menos intervención manual
- Gestión automatizada de impuestos sobre las ventas en múltiples jurisdicciones
- Monitoreo de productividad y análisis de desempeño por obra
- Integración fluida con el software de gestión de proyectos existente
El reto
Esta empresa EPC de energía renovable había crecido a un ritmo excepcional: de una operación regional pasó a ser un actor nacional importante que instala varios gigawatts de infraestructura. Esa escala trajo un éxito real, pero también una presión operativa real.
Los sistemas anteriores de la empresa no seguían el ritmo del crecimiento. Los gerentes de proyecto dependían de hojas de cálculo para dar seguimiento al avance de obra, los costos y los ingresos en múltiples sitios. Saber con exactitud y en tiempo real cómo iba un proyecto frente al presupuesto y al calendario implicaba reunir información de varios sistemas dispersos y conciliarla a mano. Para una empresa que gestiona decenas de obras simultáneas, algunas de varios meses y otras que exigen coordinación entre varios estados, esto generaba una brecha de visibilidad crítica.
Esa brecha tenía consecuencias medibles. El reconocimiento de ingresos era difícil de seguir por proyecto, lo que complicaba evaluar la rentabilidad real. Los sobrecostos en obra no se detectaban sino hasta etapas avanzadas del proyecto, cuando corregir el rumbo era caro o imposible. La información de campo se capturaba a mano y llegaba al sistema con retraso, lo que abría una distancia entre lo que realmente pasaba en la obra y lo que veían los líderes de finanzas y operaciones. El cumplimiento de impuestos sobre las ventas en varios estados y jurisdicciones era manual y consumía muchos recursos.
La productividad por obra, una métrica crítica para una constructora, era difícil de monitorear en tiempo real. La asignación de mano de obra, el uso de equipo y el cumplimiento del calendario no podían seguirse de forma centralizada. La empresa necesitaba un sistema diseñado para la construcción y las operaciones por proyecto, que se integrara con su software de gestión de proyectos existente y le diera la visibilidad que exigía su rápido crecimiento.
IFS ofrece una sólida capacidad sectorial en la construcción y las industrias basadas en proyectos, con herramientas diseñadas para empresas que gestionan proyectos complejos en múltiples sitios. La experiencia de Gray Matter Logic en la industria de la construcción, sumada a la fortaleza de la plataforma IFS, hizo posible una implementación rápida que entregó beneficios fundamentales sin interrupciones graves.
El enfoque
Gray Matter Logic realizó una evaluación operativa integral para entender dónde se estaban rompiendo los sistemas actuales ante el crecimiento. El equipo mapeó los flujos de procesos de la empresa, desde la planeación y el presupuesto de los proyectos hasta su ejecución y cierre, e identificó las brechas críticas: falta de visibilidad en tiempo real de costos y calendarios, captura fragmentada de datos en obra, poco seguimiento de la rentabilidad de los proyectos y cumplimiento fiscal manual.
Junto con el cliente, Gray Matter Logic definió el estado futuro de los procesos clave y lo alineó con las capacidades y fortalezas sectoriales de IFS, una plataforma con especial profundidad en la construcción y las industrias basadas en proyectos. El módulo de gestión de proyectos de IFS Cloud cubre todo el ciclo de vida, desde la planeación y el presupuesto hasta la ejecución y los reportes. Su contabilidad por proyecto permite seguir en tiempo real los ingresos, los costos y los márgenes de cada proyecto. Su integración con el software de gestión de proyectos existente del cliente crearía una columna vertebral operativa unificada.
La implementación siguió una ruta de migración ordenada, empezando por los procesos de negocio más críticos: contabilidad por proyecto y reconocimiento de ingresos, seguimiento de costos en tiempo real, integración de datos de obra y gestión de impuestos en múltiples jurisdicciones. El equipo reunió a consultores de implementación con experiencia y desplegó el sistema con recursos limitados, trabajando hombro con hombro con el personal del cliente para reducir al mínimo las interrupciones.
La implementación transformó la forma en que la empresa operaba sus obras. Por primera vez, los líderes de proyecto podían ver la rentabilidad de cada proyecto en tiempo real. Los sobrecostos se hacían visibles con tiempo suficiente para actuar. La información de campo llegaba al sistema de forma automática gracias a la captura integrada de datos, lo que eliminó los retrasos. Las métricas de productividad por obra (asignación de mano de obra, uso de equipo, cumplimiento del calendario) se volvieron visibles y accionables. Con una plataforma unificada, la información de los proyectos tuvo una sola fuente de verdad, y desaparecieron las hojas de cálculo improvisadas que consumían tiempo e introducían errores.
NUESTRO PROCESO DE INTEGRACIÓN PROBADO EN CUATRO PASOS
Vea lo que otros pasan por alto.
1. Analizar
Se realizó una evaluación integral de los procesos operativos para entender las principales brechas en el seguimiento de costos de proyecto, la visibilidad de ingresos y el flujo de datos de obra. Se identificó que la empresa no tenía visibilidad en tiempo real de la rentabilidad de sus proyectos, no podía seguir la productividad por obra y no contaba con una vía automatizada para el cumplimiento fiscal en varios estados. Se mapearon los puntos de integración entre la gestión de proyectos, las operaciones en campo, la contabilidad financiera y los sistemas de reportes.
Elimine lo que no le sirve.
2. Optimizar
Se definió el estado futuro de los procesos centrales, alineado con la funcionalidad de IFS Cloud y con sus capacidades para el sector de la construcción. Se diseñó una ruta de migración ordenada que atendió primero las brechas de visibilidad más críticas: reconocimiento de ingresos por proyecto, seguimiento de costos en tiempo real, captura integrada de datos de obra y automatización de la gestión de impuestos. Se aseguró que el diseño funcionara con el software de gestión de proyectos existente del cliente, para crear una sola plataforma unificada para operaciones y finanzas.
Deje que el sistema haga el trabajo.
3. Automatizar
Se desplegó una base de IFS ERP con beneficios inmediatos: contabilidad por proyecto en tiempo real que sigue los ingresos, los costos y los márgenes de cada proyecto; captura integrada de datos de obra que reduce los retrasos manuales; cálculo y reporte automatizados de impuestos sobre las ventas en cada jurisdicción; y monitoreo de productividad por obra, ligado al desempeño real de los proyectos. Se implementaron mejores prácticas para las operaciones de construcción aprovechando la fortaleza de IFS en este sector.
Llegue preparado al nuevo sistema.
4. Transición
Se realizó una transferencia activa de conocimiento al equipo del cliente, para que pudiera configurar y mantener el sistema de forma independiente y ajustarlo conforme evoluciona el negocio. Se impartió capacitación y se entregó documentación para que el equipo se apropiara del sistema y dependiera menos, a largo plazo, del soporte externo, protegiendo la capacidad de la empresa para seguir creciendo.
La implementación fue muy fluida, y ahora tenemos mucha mejor visibilidad de nuestros proyectos y operaciones en todas nuestras obras.
Los resultados
La empresa desplegó un ERP unificado y basado en proyectos que dio a su dirección visibilidad en tiempo real de sus operaciones en todo el país. La rentabilidad de los proyectos, una métrica fundamental para cualquier constructora, se volvió transparente y medible por obra. Los sobrecostos se detectaban en tiempo real, lo que permitía corregir el rumbo más rápido. Los datos de campo llegaban al sistema con una intervención manual mínima, lo que eliminó los retrasos que antes obligaban a tomar decisiones tarde.
La integración entre IFS y el software de gestión de proyectos existente de la empresa creó una columna vertebral operativa sin fricciones. Los equipos de construcción podían gestionar calendarios y recursos en su entorno de gestión de proyectos habitual, mientras los líderes de finanzas y operaciones consultaban los datos de desempeño en tiempo real mediante la contabilidad por proyecto. El cumplimiento fiscal en varios estados pasó del cálculo manual al procesamiento automatizado, lo que redujo la carga administrativa y el riesgo de incumplimiento.
Las métricas de productividad por obra, antes difíciles de seguir, se volvieron visibles y accionables. La empresa ahora podía monitorear la asignación de mano de obra, el uso de equipo y el cumplimiento del calendario en todos sus proyectos activos, lo que mejoró los pronósticos y la planeación de recursos. Sobre todo, la implementación se diseñó para acompañar el crecimiento continuo de la empresa. La transferencia de conocimiento y la capacitación permitieron que el equipo mantuviera y ampliara el sistema de forma independiente, para que el ERP siguiera sirviendo a la empresa conforme expandía sus operaciones.
