Comment un fournisseur national de télécommunications a réuni plus de 40 États dans un seul système en quelques mois
Pavlov Media
Pavlov Media conçoit d’excellents réseaux qui rapprochent les gens. Depuis 1990, l’entreprise câble des immeubles à logements multiples (MDU), des appartements, des résidences étudiantes et des maisons de fraternité. Aujourd’hui, Pavlov Media est le plus important fournisseur privé de services Internet et vidéo aux logements étudiants hors campus aux États-Unis, avec un réseau dorsal de fibre optique qui relie des centaines de communautés dans plus de 40 États.
En bref
Industrie
Télécommunications
Siège social
Champaign (Illinois)
Taille de l’entreprise
Fournisseur national, plus de 40 États
Ancien système
Microsoft Dynamics GP, Microsoft CRM, systèmes maison
Nouveau système
Odoo ERP + OpenFSM
Échéancier
Phase 1 : 4 à 6 mois
Phases 2 et 3 : 18 à 24 mois
Le défi
Une demande explosive, portée par une clientèle en croissance constante, a donné lieu à des projets de construction de plus en plus complexes, qui exigeaient une intégration plus étroite entre les services et entre des entités commerciales distinctes. Pavlov Media devait regrouper des systèmes disparates dans une seule plateforme capable de tout gérer, des ventes jusqu’à la comptabilité.
Principaux résultats
- Intégration de bout en bout entre tous les services
- 20 modules FSM publiés en code source ouvert
- Activités multisociétés réunies dans un seul ERP
- Capacité de développement Odoo établie à l’interne
Le défi
La croissance des affaires a multiplié les projets de construction, ce qui exigeait une meilleure gestion des services sur le terrain (FSM) et une intégration plus étroite des systèmes d’affaires entre les services et entre des entités commerciales distinctes. Pavlov Media avait besoin de remplacer son système Microsoft Dynamics.
Pour une équipe qui gère des activités dans plus de 40 États, le problème se faisait sentir tous les jours. Les systèmes cloisonnés entraînaient des efforts en double et des décisions retardées, et l’écart se creusait entre les besoins de l’organisation et ce que sa technologie pouvait offrir.
« Nous devions mieux gérer nos activités de service sur le terrain », explique Sarah Gossett, vice-présidente, Informatique et logistique chez Pavlov Media. « De plus, la vision du PDG est d’avoir un seul système qui vous mène du début du processus de vente jusqu’à la comptabilité. » (traduit de l’anglais)
C’est à ce moment que Pavlov Media a fait appel à Gray Matter Logic.
L’approche
Pavlov Media s’est tournée vers Gray Matter Logic en raison de son intérêt pour des solutions ERP innovantes à code source ouvert. L’entreprise tenait à la souplesse et à la liberté de répondre à ses besoins d’affaires particuliers, sans être enfermée dans un grand logiciel propriétaire rigide.
Les deux entreprises ont adopté ensemble une approche par phases : une première phase de portée simple, visant à démontrer un retour sur investissement (ROI) en 4 à 6 mois, suivie d’autres phases réparties sur les 18 à 24 mois suivants. Un processus global de découverte et de planification, auquel ont participé des représentants de nombreux services (dont le PDG), a mené à une stratégie complète.
Gray Matter Logic apporte à chaque mandat une combinaison unique d’expertise approfondie des processus d’affaires et de leadership technique en code source ouvert. Ses implantations touchent les télécommunications, la fabrication, la distribution de boissons, les industries réglementées et bien d’autres secteurs, dans plusieurs pays.
Gray Matter Logic s’est attaquée aux enjeux de modélisation des données, notamment les emplacements hiérarchiques et le suivi des variables liées à la prestation de services groupés. Une configuration multisociété dans Odoo, intégrant des unités opérationnelles (OU), a simplifié les activités entre des entités juridiques distinctes. Elle a rendu possibles les processus de vente et d’achat entre OU, ainsi que des produits bien définis, associés à leurs coûts de matériel et de main-d’œuvre.
NOTRE PROCESSUS D’INTÉGRATION ÉPROUVÉ EN QUATRE ÉTAPES
Voir ce qui échappe aux autres.
1. Analyser
Réunion de représentants de tous les services, y compris le PDG, pour un processus de découverte global. Cartographie des systèmes existants, des flux de travail interservices et des exigences propres aux activités de service sur le terrain réparties dans plusieurs États.
Éliminer ce qui ne vous sert pas.
2. Optimiser
Repérage des inefficacités de processus entre les entités commerciales distinctes et les services. Conception d’une configuration Odoo multisociété avec unités opérationnelles, afin de simplifier les ventes, les achats et la prestation de services entre les entités.
Laisser le système faire le travail.
3. Automatiser
Conception et déploiement de 20 modules FSM personnalisés, versés à la communauté du logiciel libre, pour numériser la planification et la répartition des services sur le terrain, le suivi des stocks et la gestion des itinéraires dans plus de 40 États.
Aborder le nouveau système en toute confiance.
4. Transition
Déploiement par phases : la phase 1 a livré un ROI en 4 à 6 mois, puis les phases suivantes ont étendu l’intégration à tous les services sur 18 à 24 mois. Formation pratique et soutien à la gestion du changement.
L’un des grands avantages d’Odoo, c’est qu’il est personnalisable. Mon équipe adopte une vue d’ensemble de l’organisation et cherche comment intégrer les outils et les fonctionnalités dans un seul système sans nuire aux autres services.
Les résultats
Pavlov Media a mené à bien les premières phases de son implantation d’Odoo, portée par la vision du PDG, la haute direction, le personnel interne et une expertise technique maison. L’implantation assure une intégration de bout en bout entre les services, notamment la comptabilité, les achats, la logistique, la facturation et le service à la clientèle. Résultat : une visibilité fluide sur l’ensemble des activités et plusieurs flux de travail améliorés.
Les processus d’affaires améliorés font gagner du temps grâce à l’automatisation et à la simplification des commandes, de la fabrication et de la gestion des stocks. Des indicateurs de performance clés (KPI) exacts et à jour, comme le respect des délais des appels de service et l’utilisation des pièces, aident les décideurs à s’assurer que l’organisation obtient de bons résultats. Et grâce à la publication de 20 modules FSM auprès de l’OCA (Odoo Community Association), la communauté du logiciel libre continue d’y contribuer, ce qui réduit les coûts de mise à niveau.
« La souplesse d’Odoo en fait le choix idéal pour Pavlov Media, parce que la plateforme peut évoluer avec autant de dynamisme que l’organisation. En matière d’intégration des processus dans Odoo, les possibilités sont vraiment illimitées. »
Sarah Gossett | Vice-présidente, Informatique et logistique, Pavlov Media (traduit de l’anglais)
