Comment un fabricant de produits pour le garage a migré de NetSuite vers Odoo en 60 jours sans perdre une seule vente
Proslat
Proslat conçoit et distribue des panneaux muraux à lattes en PVC et des produits de rangement innovants qui transforment les garages, les maisons, les garde-robes et les espaces de vente au détail. Depuis le lancement de son panneau mural breveté en 2010, l’entreprise est devenue une organisation multinationale qui vend par l’intermédiaire de The Home Depot, Costco, Canadian Tire, Amazon et de dizaines d’autres grands détaillants aux États-Unis et au Canada.
En bref
Industrie
Produits de rangement et d’organisation
Siège social
Canada (avec des activités aux États-Unis)
Taille de l’entreprise
Fabricant et distributeur multinational
Ancien système
NetSuite
Nouveau système
Odoo ERP
Échéancier
Phase 1 : 60 jours
Phases 2 et 3 : en cours
Le défi
Proslat avait dépassé les capacités de NetSuite. Avec son passage du commerce de gros à la vente directe aux consommateurs et ses activités aux États-Unis et au Canada, l’entreprise avait besoin d’un ERP capable de gérer deux pays sans exploiter deux systèmes distincts, et sans les coûts de mise à niveau prohibitifs qu’exigeait NetSuite.
Principaux résultats
- Migration de 60 jours réalisée dans les délais et dans le respect du budget
- Aucun dollar de ventes perdu pendant la transition de système
- Intégration EDI fluide avec les grands détaillants partenaires
- Capacité de développement Odoo établie à l’interne
Le défi
Proslat connaissait une croissance rapide, et son ERP n’arrivait plus à suivre. L’entreprise, qui faisait auparavant uniquement du commerce de gros, avait lancé une division de vente directe aux consommateurs, avec une croissance considérable sur le marché américain. Or NetSuite, son ERP en place, coûtait cher, offrait des fonctionnalités limitées et aurait exigé des coûts de mise à niveau prohibitifs pour gérer les activités des deux pays dans un seul système.
Pendant ce temps, les processus EDI (échange de données informatisé) avec les grands détaillants étaient manuels et prenaient beaucoup de temps. La planification de la capacité se faisait dans des chiffriers. Les cycles d’approvisionnement outre-mer atteignaient 75 jours, sans aucune visibilité automatisée sur les délais. L’équipe connaissait ses revenus, mais voyait difficilement la rentabilité par catégorie de produits et n’avait aucun moyen systématique d’augmenter la vente croisée et la vente incitative.
Miser l’entreprise sur une migration ERP de 60 jours en pleine période des Fêtes demande de l’audace. Mais rester sur un système qui facturait le prix fort pour en faire moins que ce dont l’entreprise avait besoin n’était plus une option.
C’est à ce moment que Proslat a fait appel à Gray Matter Logic.
L’approche
Michael Presseau, vice-président des opérations de Proslat, a constaté qu’Odoo pouvait offrir un meilleur rendement que NetSuite à moindre coût, et il a choisi Gray Matter Logic comme partenaire d’implantation. Le mandat était clair : une mise en service le 1er janvier, sans aucune vente perdue pendant la transition.
Gray Matter Logic apporte à chaque mandat une combinaison unique de connaissance approfondie des processus d’affaires et de leadership technique en logiciel libre. Ses implantations touchent les produits de consommation, la fabrication, les activités multinationales et la distribution au détail à grand volume.
Le projet a livré plus de 100 tâches de personnalisation et de développement dans Odoo, en plus d’intégrations avec des plateformes technologiques externes, le tout à l’intérieur des 60 jours de la phase 1. Un facteur de réussite déterminant a été la rigueur de Michael dans ses décisions sur ce qui devait faire partie de la phase 1 et ce qui pouvait attendre les phases suivantes, jumelée à l’engagement de Gray Matter Logic à rester concentré malgré la cohue des Fêtes.
NOTRE PROCESSUS D’INTÉGRATION ÉPROUVÉ EN QUATRE ÉTAPES
Voir ce qui échappe aux autres.
1. Analyser
Repérage des problèmes les plus prioritaires de Proslat : de longs processus EDI manuels, une planification de la capacité dans des chiffriers, des cycles d’approvisionnement outre-mer de 75 jours et l’impossibilité d’analyser la rentabilité par catégorie de produits. Cartographie de chaque flux de travail, de la réception de la commande jusqu’à son exécution, dans les deux pays.
Éliminer ce qui ne vous sert pas.
2. Optimiser
Simplification des flux de travail en comptabilité, en commerce électronique, en gestion des produits, en exécution des commandes et en expédition. Normalisation des processus de livraison directe, de préparation par lots et d’emballage. Conception d’une architecture multinationale qui réunit les activités américaines et canadiennes sur une seule plateforme.
Laisser le système faire le travail.
3. Automatiser
Mise en place de l’automatisation EDI pour la réception des commandes, les avis d’expédition et la facturation avec les grands détaillants. Développement de fonctions de gestion des ensembles et d’exécution de commandes sur mesure. Automatisation des flux d’achat pour gérer des délais d’approvisionnement outre-mer de 75 jours grâce à des points de commande intelligents.
Aborder le nouveau système en toute confiance.
4. Transition
Déploiement accéléré de la phase 1 en 60 jours pour respecter l’échéance de mise en service du 1er janvier, en pleine période des Fêtes. Transfert des connaissances pratique, « se former ensemble sur le terrain », qui a permis à Proslat de développer à l’interne ses capacités de personnalisation d’Odoo pour les phases 2 et 3.
Le plus grand succès de Gray Matter Logic a été de rendre Proslat opérationnelle pour ses transactions dès le 1er janvier. D’autres entreprises que nous connaissons ont perdu 10 % de leurs ventes pendant leur migration de système. Proslat n’a pas perdu un seul dollar de ventes.
Les résultats
Proslat a fait sa mise en service le 1er janvier, dans les délais, dans le respect du budget et sans perdre un seul dollar de ventes. Dans une industrie où les entreprises perdent couramment 10 % de leurs revenus pendant une migration ERP, cette transition sans perte montre ce que permettent une planification rigoureuse et une exécution experte.
Les commandes EDI des grands détaillants entrent maintenant dans le système sans friction, grâce à une architecture de base conçue pour que l’ajout de nouveaux clients EDI soit simple plutôt que coûteux. L’automatisation a libéré l’équipe du traitement manuel des commandes, ce qui a permis à l’entreprise d’affecter ses employés à des tâches à plus forte valeur au lieu d’embaucher du personnel supplémentaire pour répondre à la demande croissante.
Proslat gère désormais la comptabilité, les ventes, le CRM, la gestion des stocks, la fabrication, les achats, les retours (RMA) et les intégrations aux places de marché sur une seule plateforme unifiée qui couvre ses activités aux États-Unis et au Canada. Fait peut-être le plus marquant, l’approche de transfert des connaissances, « se former ensemble sur le terrain », a permis à Proslat de développer à l’interne ses propres capacités de personnalisation d’Odoo et de réaliser de façon autonome certains projets de la phase 3.
« Les consultants de Gray Matter Logic savent de quoi ils parlent. Quand ils facturaient du temps de consultation à Proslat, je savais que nous investissions pour qu’ils travaillent sur notre dossier, et non pour qu’ils cherchent comment s’y prendre. »
Michael Presseau | Vice-président des opérations, Proslat (traduit de l’anglais)
