Comment un distributeur de vins portugais a relié son commerce électronique à ses opérations d’entrepôt, d’un pays à l’autre

Vinha est un distributeur en ligne de vins et spiritueux établi à Sintra, au Portugal, qui sert des clients partout dans l’Union européenne. Fondée comme boutique de vin en ligne axée sur la sélection et l’expérience client, Vinha a été le premier détaillant de vin en ligne à intégrer le système de notation Vivino directement à sa plateforme. En 2019, le propriétaire Elisio Santos a pris la barre à titre de directeur général et a mené une expansion énergique. Il s’en est suivi une croissance fulgurante, de plusieurs centaines de points de pourcentage d’un trimestre à l’autre : en une seule année, le catalogue de Vinha est passé de 600 à plus de 2 000 SKU, alors que l’entreprise gérait des achats quotidiens complexes auprès de nombreux fournisseurs et des pointes de commandes en ligne la fin de semaine.

Quand Elisio Santos est devenu directeur général en 2019, il a hérité d’un distributeur de vins qui fonctionnait avec des outils d’une autre époque. WooCommerce faisait tourner la boutique en ligne. Des chiffriers contenaient les données d’inventaire et d’achats. InvoiceXpress servait à la facturation. Les commandes arrivaient du Web, mais leur traitement exigeait des interventions manuelles. Les décisions d’achat reposaient sur des suppositions plutôt que sur des données.

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Cette structure avait fonctionné à plus petite échelle. Mais quand le catalogue de Vinha est passé de 600 à plus de 2 000 SKU en une seule année, chaque vin ayant son propre coût, son profil de marge et sa disponibilité saisonnière, l’ancien système s’est complètement effondré. La valeur des vins fluctue constamment selon le millésime, le producteur et les conditions du marché. Sans système pour suivre en temps réel le coût des produits, l’emballage, les frais de livraison et les niveaux de stock, Vinha ignorait quelles étaient ses marges réelles. Personne ne savait vraiment ce qu’il y avait en stock. Les achats se faisaient de façon inefficace. Les pointes de commandes en ligne de la fin de semaine créaient des goulots d’étranglement qu’il fallait résorber à coups d’heures supplémentaires et d’efforts manuels héroïques.

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Comme le résume Santos : « Nous passions une grande partie de notre temps à des tâches qui, selon moi, auraient dû être faites par un système automatique. Il était presque impossible de suivre tous les changements. C’est la principale raison qui nous a poussés à chercher de l’information fiable, qui nous donne les outils pour décider de nos prix, de nos stocks et de notre assortiment. » (traduit de l’anglais)

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Vinha avait besoin d’une plateforme capable de gérer un inventaire complexe de nombreux SKU, de s’intégrer sans friction au commerce électronique, de calculer les marges avec exactitude et d’automatiser l’approvisionnement. C’est à ce moment que l’entreprise a fait appel à Gray Matter Logic.

Gray Matter Logic a commencé par cartographier le flux de travail complet de Vinha : le commerce électronique sur WooCommerce, un inventaire dispersé entre plusieurs emplacements et chiffriers, des achats auprès de fournisseurs variés partout en Europe et une facturation dans InvoiceXpress. Le constat principal était clair : Vinha avait besoin d’une colonne vertébrale intégrée qui réunisse les ventes, l’inventaire, les achats et la comptabilité, tout en conservant le canal WooCommerce sur lequel comptaient ses clients.

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La solution reposait sur Odoo ERP comme plateforme opérationnelle, avec un connecteur WooCommerce qui alimente en temps réel les systèmes d’inventaire et de finances d’Odoo avec les données de ventes. Plutôt que de remplacer entièrement la boutique en ligne, l’équipe a conservé WooCommerce comme canal destiné aux clients et s’est servie des intégrations pour acheminer les données là où elles comptaient : dans Odoo, où l’on pouvait suivre l’inventaire, calculer les marges et orchestrer les achats.

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L’implantation s’est articulée autour de quatre piliers opérationnels : la création automatisée des commandes clients à partir de WooCommerce, la gestion de l’inventaire de plus de 2 000 SKU avec suivi des emplacements, l’automatisation des achats avec gestion des fournisseurs et règles de réapprovisionnement, et une comptabilité financière intégrée, liée aux opérations d’entrepôt. L’équipe a configuré le module Achats d’Odoo avec une logique de réapprovisionnement automatisée, le suivi des expéditions des fournisseurs et des emplacements d’entreposage documentés. Les achats improvisés sont ainsi devenus un processus systématique, fondé sur les données.

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Un choix de conception déterminant a été de garder WooCommerce comme vitrine tout en transférant toute l’intelligence opérationnelle dans Odoo. Ce choix préservait l’expérience client qui avait bâti la marque Vinha, tout en acheminant les données là où elles devaient aller : dans un système conçu pour gérer la complexité, suivre les coûts et automatiser les processus. L’autre option, migrer vers le module eCommerce d’Odoo, aurait perturbé les clients et retardé l’obtention de résultats. Le connecteur WooCommerce est plutôt devenu le pont qui a permis à Vinha de mener des opérations internes sophistiquées sans toucher à l’expérience offerte à ses clients.

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L’industrie du vin ajoute des couches de complexité que la plupart des systèmes ERP génériques ignorent. Le millésime, le producteur, la région, le taux d’alcool et le type d’emballage influent tous sur le coût et la marge. Les notes Vivino influencent la demande. Les délais de livraison des fournisseurs varient de quelques jours à plusieurs mois. Les conditions d’entreposage comptent. Gray Matter Logic a configuré Odoo pour saisir ces dimensions, ce qui a fait de l’actif le plus complexe de Vinha, son catalogue de 2 000 SKU, une source d’avantage concurrentiel grâce à une gestion supérieure des stocks et des marges.